19th Ave New York, NY 95822, USA

Kommunikasjon – Et dødelig våpen

Kommunikasjon

Kommunikasjon – Et såkalt “dødelig” våpen

Kommunikasjon bør være det viktigste middelet i vår arbeidsdag. Enten det gjelder møter,
samtaler,lunch diskusjoner, whiteboards samt en rekke andre virkemidler. Dersom det ikke
forekommer god nok kommunikasjon i en bedrift, kan dette være skadelig. Hva gjør du
dersom dine kollegaer jobber i forskjellige byer, land eller kontinenter? I slike situasjoner er
kommunikasjon enda viktigere for at bedriften skal kunne fungere og nå felles mål og
tidsfrister.
Her kommer 16 gode råd når det gjelder kommunikasjon over internasjonale plan:

1. Bestem den kommunikasjonsmetoden som skal brukes og til hvilken hensikt. Å ha for
mange kanaler kan fort gjøre at dine medarbeidere glemmer sitt arbeid og blir distrahert samt
demper produktiviteten.

2. I prosjekter hvor det kreves bidrag fra flere personer er det viktigere å bruke verktøy
som nettkalender, tidssone omforminger og produktivitetsverktøy som koordinerer de ulike
aktivitetene som for eksempel å organisere møter, planlegge tidsskjemaer osv.

3. Hjelpe medlemmene å kjenne hverandre på et mer personlig nivå ved å bruke en online
plattform for uformelle saker. Dette kan være noe så enkelt som en felles chat. Det er
nødvendig med tilhørighet og fellesskap.

4. Det er vanskelig å motta en oppdatering fra en person som ikke jobber på samme kontor
som en selv. Derfor kan det være smart å ha en app for ulike gjøremål, der det kan oppdateres
jevnlig om pågående prosjekter.

5. Det er viktig å synliggjøre de ansattes prestasjoner selv om de ikke jobber på samme
kontor. Å holde et team motiverte gjøre de klar over de andre teammedlemmenes
presentasjoner og øke tilliten samt forhindre at noen melder seg ut, eller frakobles.

6. Ikke vær redd for å kommunisere mer enn vanlig. Noen ganger kreves det en ekstra
e-post med en forklaring eller to dersom du kan risikere at du blir misforstått. Fraværet av det
verbale gjør det mulig å misforstå den andres melding noe som kan føre med seg alvorlige
konsekvenser.

7. Ta i bruk teknologien for å eliminere distansen. Dette kan være en videokonferanse
eller skype samtale. Dette kan ha en positiv innvirkning, siden det skriftlige fort kan bli tungt
og kjedelig.

8. Utarbeid et skjema for pauser, men ha også åpen dialog i et felles chat program slik at
kommunikasjon og felles mål blir nådd. Det er viktig at man selv på tross av landegrenser
kommuniserer effektivt slik at man kan spare kostnader. Det er viktig å ha åpen dialog.

9. Kom til saken så raskt som mulig. Ikke bruk tid og ressurser på å utdype en forklaring på ti
sider, som kunne gjøres raskt og enkelt i en og samme setning.

10. Når kommunikasjonen har blitt tatt i bruk er det gjerne enkelt å sende en e-post som ikke
burde ha kommet dit den skulle. Vær derfor kritisk og nøye når du sender en e-post og tenkt
deg om 2 ganger før du skriver noe du muligens kunne vært foruten.

11. Sett deg inn i, og forstå bruken av ulike uttrykksikoner. Det er gjerne vanskelig å forstå
en ikke verbal kommunikasjon. En emoji kan være med på å forsterke men også gi feil
uttrykk dersom den er ment for noe helt annet. Vær derfor hensiktsmessig og vær forsiktig
ved bruk av disse ikonene.

12. Dersom du har kollegaer på den andre siden av kloden eller som sitter rett ved siden av
deg bør du ikke la dette tipset bli ignorert. Korriger gjerne en setning eller to og dropp
smilefjeset for en mer profesjonell fremtredelse.

13. Det er et felles ansvar for både sender og mottaker å besvare på e-post. Ikke vær passiv
og regn med at dine medarbeidere alltid besvarer, vær heller aktiv og la avsenderen se at de
har sendt en e post som ikke har kommet ut i «verdensrommet».

14. Sett en realistisk tidsfrist for når et mål skal oppnås. Man bør se til at alle kan samles i
løpet av arbeidsprosessen for å diskutere online når endelig arbeid skal være klart.

15. Når de ulike team medlemmene arbeider i forskjellige deler av verden, er det gjerne
snakk om ulike tidssoner. Vær derfor klar i tonen og marker tidsfristen i en spesifikk tid, slik
at alle forstår når på døgnet det er snakk om.

16. Planlegg møter slik at ikke den ene delen av ditt team alltid faller inn under en dårlig
tidssone. Roter gjerne møtetiden slik at du viser at du bryr deg om dine ansatte på alle plan
uavhengig om de sitter i Asia eller Europa. Til syvende og sist er komfort og trivsel viktig.

Dersom du jobber i et team bestående av grupper i forskjellige land vet du at kommunikasjon
er viktig. En slik liste kan hjelpe til med å skape en bedre tilhørighet. Det nytter ikke å lytte,
men ikke besvare når man ikke får med seg det som blir sagt. Det er viktig og skape en
mindre «glippe» mellom teammedlemmene og skape tilhørighet og nærhet. Alt starter med
god kommunikasjon, men viktigst av alt effektiv kommunikasjon. Vi bistår gjerne med gode
råd, og ressurser til å skape en effektiv kommunikasjon. Ta gjerne kontakt for en
uforpliktende prat.